Notater på kunder og fakturaer – ny funksjon i Fakturo Pluss

Av Torbjørn• 20. januar 2012 •Legg gjerne inn en kommentar!

Like før nyttår la vi inn en funksjon mange av dere har etterspurt: Interne kommentarer og notater på kunder og fakturaer.

Med notatfunksjonen kan du benytte Fakturo som et CRM-system light. Du kan for eksempel legge inn informasjon om kunder som betaler sent, spesielle betalingsbetingelser, avtaler om delvis betaling, utsettelse av fakturaen, eller notater om telefonsamtaler og annen kontakt du har hatt med kunden din.

Kunde- og fakturanotater er tilgjengelig for alle som abonnerer på Fakturo Pluss+, som koster 99,- per måned.

Du kan legge inn notater knyttet til en faktura, eller knyttet til en enkelt kunde. Som du ser av eksempelet over, vil de notatene du har lagt inn på en faktura også vises når du ser på kundedetaljene. Dermed har du alltid full oversikt over alle notater lagt inn på en bestemt kunde. 

Ta en titt og gi oss gjerne tilbakemelding!

Bedre oversikt over innbetalinger

Av Torbjørn• 16. august 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

Vi gjorde en oppdatering av Fakturo i går og la blant annet inn en ny side som viser alle innbetalinger registrert på tvers av alle fakturaer – samlet på én side.

Du finner listen i menyen på toppen av siden etter innlogging:

Listen viser hvem som har betalt, og eventuelt gjenstående beløp å betale på fakturaen dersom kunden ikke har betalt hele beløpet. Bankkontoen vises bare hvis du bruker automatisk registrering av innbetalinger (KID-nummer på fakturaene dine).

Du kan også laste ned listen av innbetalinger til en fil, slik at du for eksempel kan sende oversikten til regnskapsføreren din sammen med bilagene for perioden. Du kan velge mellom Excel-format eller en tekstfil i kommaseparert format.

Hva gjør du med ubetalte purregebyr?

Av Torbjørn• 07. juni 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

Kunden din har betalt selve fakturabeløpet, men ikke purregebyret og rentene. Fakturaen har dermed status forfalt i Fakturo. Hva gjør du da?

Nå kan du tilbakeføre renter og purregebyr

I innbetalingsoversikten har vi nå lagt inn en ny link på linjene med renter og gebyr, slik at du kan tilbakeføre dem i betalingsoversikten. En tilbakeføring er bare en intern postering som trekker disse beløpene fra på betalingsoversikten for den aktuelle fakturaen. Fakturo sender ingen nye dokumenter til kunden din når du tilbakefører.

Hvis kunden har betalt resten av fakturabeløpet, blir status på fakturaen oppdatert til betalt etter at du har tilbakeført.

Så – hvordan tilbakefører jeg?

Nedenfor ser du et eksempel på en faktura hvor det er sendt én purring. Kunden betalte dagen etter at purringen ble sendt, så vi velger å sette en strek over saken, og bare tilbakeføre purregebyret ved å klikke på Tilbakefør.

Etter at du har tilbakeført får du en ny rad i innbetalingsoversikten, som viser det tilbakeførte purregebyret:

Hva hvis jeg vil kreve inn gebyret likevel?

I mange tilfeller er det enkleste å bare avskrive gebyret, men dette er helt opp til deg.

Hvis du ønsker å stå på ditt og kreve inn gebyrene og rentene fordi kunden har betalt for sent, kan du likevel tilbakeføre på den fakturaen hvor beløpene ikke var betalt. Deretter kan du selv gjøre som mange andre bedrifter gjør: Legg inn disse beløpene på neste faktura til kunden (for eksempel “ubetalt purregebyr på faktura nr. 123”). Er du mva-registrert må du i så fall huske på at du ikke skal beregne merverdiavgift på purregebyr og forsinkelsesrenter.

Nyhet: Forsinkelsesrenter på purringene dine

Av Torbjørn• 02. juni 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

Vi har nettopp lagt inn en ny funksjon i Fakturo: Muligheten til å legge til forsinkelsesrenter når du sender purringer.  Kort fortalt – få inn det du har krav på når kundene dine ikke betaler innen forfall!

Hva er forsinkelsesrenter?

Du har krav på forsinkelsesrenter på det utestående fakturabeløpet fra forfall til betalingsdatoen. Forsinkelsesrentene er bestemt av Lov om forsinkelsesrente, og rentesatsen bestemmes av Finansdepartementet hvert halvår. Forsinkelsesrenten for første halvår i 2011 er 9% årlig rente.

Hvordan legger jeg til renter?

Når du sender en purring i Fakturo, finner du nå en ny avkryssingsboks som gir deg mulighet for å legge til renter. Rentene blir beregnet automatisk, og vi sørger alltid for at renten beregnes med riktig rentesats. Nedenfor ser du et eksempel på hvordan det ser ut:

Hvis kunden har betalt deler av fakturabeløpet er det viktig at du registrerer innbetalingen på riktig dato før du sender purringen, siden renteberegningen påvirkes av hvor mye som er innbetalt.

Nyhet: Mye enklere å sende mange purringer samtidig

Av Torbjørn• 29. mars 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

Sender du mange purringer? Vi har nettopp lansert en funksjon som kan spare deg mye tid: MultiPurring. Denne funksjonen er tilgjengelig for alle som abonnerer på pakken Fakturo Pluss+.

MultiPurring gjør det rett og slett mye enklere for deg å sende mange purringer samtidig.

Slik fungerer det

Alle fakturaer og purringer som har forfalt vises i en egen liste. Her kan du krysse av for

• hvilke forfalte fakturaer/purringer du ønsker å sende purring for
• om det skal legges til purregebyr
• … og om purringen skal utformes som et inkassovarsel.

Alle purringer sendes på papir, og prisen for å sende purringer er det samme som hvis du sender dem enkeltvis.

Husk å registrere innbetalinger først!

Har du ikke automatisk registrering av innbetalinger med KID-nummer? Husk i så fall å oppdatere Fakturo med innbetalinger fra bankkontoen din før du sender purringene, slik at du ikke sender ut purringer urettmessig til kunder som allerede har betalt.

Sjekk hjelpesidene våre hvis du lurer på reglene for når du kan sende purringer.

Nyhet: Send vedlegg med fakturaene

Av Torbjørn• 21. mars 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

En funksjon som har vært etterspurt av mange er muligheten til å sende vedlegg sammen med fakturaene dine – og nå kan du det!

Vi lanserte denne funksjonen i Fakturo for et par uker siden - og allerede er mange av dere godt i gang med å sende vedlegg med fakturaene! Hvis du ikke har lagt merke til denne muligheten, er det nye at du kan laste opp én eller flere PDF-filer som vedlegg når du redigerer fakturaen. Vi sørger for at vedleggene sendes ut sammen med fakturaen.

Du kan for eksempel sende kvitteringer over utlegg du har hatt, reiseregninger, timelister eller detaljerte spesifikasjoner av arbeidet ditt. Du kan selvfølgelig også bruke fakturaen som en markedsføringskanal mot kundene dine, for eksempel ved å fortelle om tilbud, kampanjer eller annen informasjon som kan være nyttig for dem.

Prisene for vedlegg finner du i prislisten.

Vedlegg slås sammen med fakturaen

Alle vedlegg du legger til en faktura blir slått sammen før vi sender fakturaen. Det betyr at kunden din mottar én enkelt PDF-fil sammen med e-posten, som inneholder både fakturaen og de vedleggene du har lagt til. Velger du å sende på papir, skriver vi ut vedleggene og sender dem sammen med fakturaen i posten. Abonnerer du på Fakturo Pluss+ skrives vedlegget ut i farger, ellers skrives det ut i sort/hvitt.

Lagring av vedlegg

Alle vedlegg du sender blir dessuten lagret i Fakturo. Det betyr at du alltid har dem tilgjengelig når du laster ned fakturaene dine.

Lurer du på hva PDF er, sjekk ut hjelpesidene våre - der finner du ut hvordan du lager en PDF-fil som du kan bruke som vedlegg.

Fortell oss gjerne hva du synes!

Nå kan vi sende fakturaer automatisk for deg!

Av Torbjørn• 28. februar 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

For noen uker siden la vi inn en ny funksjon i Fakturo som mange av dere har spurt om, nemlig muligheten for å lage fakturaer som sendes automatisk uten at du trenger å tenke på det - for eksempel månedlig eller årlig.

Du lager en mal for fakturaen én gang, og så skjer utsending av fakturaen automatisk i den perioden du har valgt. Automatisk fakturering er nyttig f.eks. hvis du...

• leier ut en leilighet, og fakturerer husleie hver måned
• er kasserer i en idrettsklubb og har ansvar for å sende ut medlemskontingenter en gang i året
• er konsulent som fakturerer fastpris hvert måned
• selger et produkt med en fast månedsavgift som faktureres jevnlig

For å lage en gjentagende faktura klikker du enkelt og greit på knappen "Gjentagende faktura" øverst på siden, og velger periode og hvor ofte fakturaen skal sendes.

Lurer på noe om gjentagende fakturaer? Ta gjerne en titt på hjelpesidene våre eller spør oss her på bloggen eller på mail.

Nyhet: Se ufakturert forbruk hos Fakturo

Av Torbjørn• 28. februar 2011 •Legg gjerne inn en kommentar!

Hvis du ikke har fått faktura for bruk av Fakturo ennå, eller det er lenge siden forrige faktura, skyldes det mest sannsynlig at du ennå ikke har kommet opp i minstebeløpet for fakturering. For å spare tid både for deg og oss, sender vi ikke ut fakturaer med helt ubetydelige beløp, men venter og samler opp forbruket inntil minstebeløpsgrensen er nådd.

Vi har nå laget en side som gir deg oversikt over alt forbruk som du ikke har blitt fakturert for ennå. Du finner det under Din konto etter at du har logget inn.

Last ned mottatte fakturaer også

Under Din konto finner du også en oversikt over alle de fakturaene vi har sendt deg mens du har vært kunde hos oss, og du kan også laste ned fakturaene i PDF-format.