Med notatfunksjonen kan du benytte Fakturo som et CRM-system light. Du kan for eksempel legge inn informasjon om kunder som betaler sent, spesielle betalingsbetingelser, avtaler om delvis betaling, utsettelse av fakturaen, eller notater om telefonsamtaler og annen kontakt du har hatt med kunden din.

Kunde- og fakturanotater er tilgjengelig for alle som abonnerer på Fakturo Pluss+, som koster 99,- per måned.

Du kan legge inn notater knyttet til en faktura, eller knyttet til en enkelt kunde. Som du ser av eksempelet over, vil de notatene du har lagt inn på en faktura også vises når du ser på kundedetaljene. Dermed har du alltid full oversikt over alle notater lagt inn på en bestemt kunde. 

Ta en titt og gi oss gjerne tilbakemelding!

Purregebyret for 2012 er endret til 62 kroner mot fjorårets 61, og den nye satsen for forsinkelsesrenten i første halvår 2012 er 8,75% årlig rente.

Hvis jule- og nyttårsfeiringen har gått hardt ut over hukommelsen, hjelper vi gjerne med en liten oppfriskning:

Purregebyr kan legges til når du sender en purring/inkassovarsel minst 14 dager etter forfallsdatoen på fakturaen, eller etter forfallsdato på forrige purring. Du kan maksimalt kreve to purregebyr for en faktura.

Forsinkelsesrente kan legges til når kunden ikke har betalt innen forfallsdato. Du trenger ikke å vente til 14 dager etter forfall – renten løper fra forfallsdatoen frem til kunden betaler. I motsetning til purregebyret fastsettes rentesatsen to ganger i året – 1. januar og 1. juli.

Kilder:

Forskrift om forsinkelsesrente (Lovdata)
Forskrift om inkassosatsen (Lovdata)

Leveringsdatoen bestemmer momssatsen

Det er leveringsdatoen som bestemmer hvilken mva-sats du skal fakturere med – ikke fakturadatoen (se merverdiavgiftsloven §22-1). Hvis du for eksempel leverer matvarer i desember 2011 og fakturerer dem i januar 2012, fakturerer du med 14% mva. Hvis du både leverer og fakturerer varene i 2012, fakturerer du med 15% mva. Husk at leveringsdato for varen alltid skal oppgis på fakturaen.

På grunn av dette vil det fra 1. januar være mulig å velge både 14% og 15% når du legger til nye fakturalinjer i Fakturo. Du velger riktig mva-sats du vil bruke, ut fra leveringsdatoen.

Endring av momssats i prislisten

Vi sørger for at de produktene som du har i prislisten med 14% mva blir oppdatert til 15% fra nyttår.

Noen setter prisen på produktene eks mva slik at man får avrundede priser inkl mva (f.eks. prisen eks mva til 13,16 som gir pris inkl mva på 15,- med 14% mva-sats).  Hvis du har gjort det på denne måten, må du selv endre prisene slik at de passer med den nye momssatsen.

Den siste tiden har vi arbeidet med å utvikle et API for Fakturo, og vi inviterer nå til en begrenset betaperiode fra mandag 5. september. Har du lyst til å bli med?

APIet gjør det mulig å integrere din egen applikasjon (nettbutikk, kundesystem, medlemsregister og så videre) med Fakturo,  og bl.a. sende fakturaer, registrere innbetalinger og hente ut informasjon om kunder.

Det å integrere seg mot et API krever en viss teknisk interesse, så den som skal gjøre jobben må som regel kunne et programmeringsspråk.

Hvordan blir jeg med på dette?

Bare legg deg inn på interesselisten, så gir vi deg beskjed på e-post når vi er klar for å gi deg tilgang!

Når får jeg tilgang?

Vi gir tilgang til de første brukerne fra mandag 5. september. Deretter vil vi gi tilgang til gradvis flere brukere i løpet av betaperioden. Vi kan ikke foreløpig si når akkurat du får tilgang, men vi sender deg en e-post når du får tilgang.

Hvis betaperioden går omtrent som forventet, regner vi med å avslutte 3. oktober og deretter gi tilgang til alle.

Hva mener dere med betaperiode?

Vi har utviklet og gjort tester på APIet, men det er nyttig for oss å få tilbakemelding fra andre brukere på APIet og dokumentasjonen før vi gir tilgang til alle.

Det betyr imidlertid også at du må være forberedt på at det kan bli endringer i APIet som gjør at du må endre på din egen implementasjon i løpet av betaperioden.

Binder jeg meg til å gjøre noe?

Nei, ingen fare. Men vi setter selvfølgelig stor pris på om du har lyst til å implementere så mye som mulig, og har tilbakemeldinger til oss.

Hvilken teknologi bruker APIet?

APIet er basert på REST-prinsippene og bruker XML over HTTP.

Hvor finner jeg dokumentasjon?

Vi legger den ut på www.fakturo.no/api fra mandag 5. september.

Roter jeg til min egen konto med testdata?

Nei – du får en egen testkonto som har egne påloggingsopplysninger og er helt adskilt fra den vanlige kontoen din. På denne kontoen kan du også lage fakturaer og purringer uten at de sendes ut på papir/e-post.

Når du er ferdig med å implementere APIet kan du enkelt endre påloggingsopplysninger slik at APIet går mot din vanlige konto.

Koster det noe?

Nei, ikke så lenge du bruker testkontoen. Denne kontoen sender ikke ut fakturaer, og koster ingenting å bruke.

Dersom du sender noe med den ordinære kontoen via APIet, betaler du vanlige priser.

Er det fremdeles morsomt å lage spørsmål som dere selv svarer på ?

Ja!

Natt til tirsdag 23. august mellom 00:00 og 06:00 vil Fakturo være tidvis utilgjengelig.  Årsaken til dette er vedlikehold av strømkursene på serversenteret.

Du finner listen i menyen på toppen av siden etter innlogging:

Listen viser hvem som har betalt, og eventuelt gjenstående beløp å betale på fakturaen dersom kunden ikke har betalt hele beløpet. Bankkontoen vises bare hvis du bruker automatisk registrering av innbetalinger (KID-nummer på fakturaene dine).

Du kan også laste ned listen av innbetalinger til en fil, slik at du for eksempel kan sende oversikten til regnskapsføreren din sammen med bilagene for perioden. Du kan velge mellom Excel-format eller en tekstfil i kommaseparert format.

Forsinkelsesrenten er den renten du kan legge til fakturakravet ditt når kunden betaler etter forfallsdato. Satsen bestemmes av Finansdepartementet, og fastsettes to ganger i året – 1. januar og 1. juli.

Vi sørger naturligvis for at Fakturo automatisk blir oppdatert med riktige satser. De purringene du sender ut med forsinkelsesrenter etter 1. juli vil inneholde den nye rentesatsen.

Satsen for purregebyr er ikke endret denne gangen – den er 61 kroner for hele 2011.

Kunden din har betalt selve fakturabeløpet, men ikke purregebyret og rentene. Fakturaen har dermed status forfalt i Fakturo. Hva gjør du da?

Nå kan du tilbakeføre renter og purregebyr

I innbetalingsoversikten har vi nå lagt inn en ny link på linjene med renter og gebyr, slik at du kan tilbakeføre dem i betalingsoversikten. En tilbakeføring er bare en intern postering som trekker disse beløpene fra på betalingsoversikten for den aktuelle fakturaen. Fakturo sender ingen nye dokumenter til kunden din når du tilbakefører.

Hvis kunden har betalt resten av fakturabeløpet, blir status på fakturaen oppdatert til betalt etter at du har tilbakeført.

Så – hvordan tilbakefører jeg?

Nedenfor ser du et eksempel på en faktura hvor det er sendt én purring. Kunden betalte dagen etter at purringen ble sendt, så vi velger å sette en strek over saken, og bare tilbakeføre purregebyret ved å klikke på Tilbakefør.

Etter at du har tilbakeført får du en ny rad i innbetalingsoversikten, som viser det tilbakeførte purregebyret:

Hva hvis jeg vil kreve inn gebyret likevel?

I mange tilfeller er det enkleste å bare avskrive gebyret, men dette er helt opp til deg.

Hvis du ønsker å stå på ditt og kreve inn gebyrene og rentene fordi kunden har betalt for sent, kan du likevel tilbakeføre på den fakturaen hvor beløpene ikke var betalt. Deretter kan du selv gjøre som mange andre bedrifter gjør: Legg inn disse beløpene på neste faktura til kunden (for eksempel “ubetalt purregebyr på faktura nr. 123”). Er du mva-registrert må du i så fall huske på at du ikke skal beregne merverdiavgift på purregebyr og forsinkelsesrenter.

Vi har nettopp lagt inn en ny funksjon i Fakturo: Muligheten til å legge til forsinkelsesrenter når du sender purringer.  Kort fortalt – få inn det du har krav på når kundene dine ikke betaler innen forfall!

Hva er forsinkelsesrenter?

Du har krav på forsinkelsesrenter på det utestående fakturabeløpet fra forfall til betalingsdatoen. Forsinkelsesrentene er bestemt av Lov om forsinkelsesrente, og rentesatsen bestemmes av Finansdepartementet hvert halvår. Forsinkelsesrenten for første halvår i 2011 er 9% årlig rente.

Hvordan legger jeg til renter?

Når du sender en purring i Fakturo, finner du nå en ny avkryssingsboks som gir deg mulighet for å legge til renter. Rentene blir beregnet automatisk, og vi sørger alltid for at renten beregnes med riktig rentesats. Nedenfor ser du et eksempel på hvordan det ser ut:

Hvis kunden har betalt deler av fakturabeløpet er det viktig at du registrerer innbetalingen på riktig dato før du sender purringen, siden renteberegningen påvirkes av hvor mye som er innbetalt.

MultiPurring gjør det rett og slett mye enklere for deg å sende mange purringer samtidig.

Slik fungerer det

Alle fakturaer og purringer som har forfalt vises i en egen liste. Her kan du krysse av for

• hvilke forfalte fakturaer/purringer du ønsker å sende purring for
• om det skal legges til purregebyr
• … og om purringen skal utformes som et inkassovarsel.

Alle purringer sendes på papir, og prisen for å sende purringer er det samme som hvis du sender dem enkeltvis.

Husk å registrere innbetalinger først!

Har du ikke automatisk registrering av innbetalinger med KID-nummer? Husk i så fall å oppdatere Fakturo med innbetalinger fra bankkontoen din før du sender purringene, slik at du ikke sender ut purringer urettmessig til kunder som allerede har betalt.

Sjekk hjelpesidene våre hvis du lurer på reglene for når du kan sende purringer.

En funksjon som har vært etterspurt av mange er muligheten til å sende vedlegg sammen med fakturaene dine – og nå kan du det!

Vi lanserte denne funksjonen i Fakturo for et par uker siden - og allerede er mange av dere godt i gang med å sende vedlegg med fakturaene! Hvis du ikke har lagt merke til denne muligheten, er det nye at du kan laste opp én eller flere PDF-filer som vedlegg når du redigerer fakturaen. Vi sørger for at vedleggene sendes ut sammen med fakturaen.

Du kan for eksempel sende kvitteringer over utlegg du har hatt, reiseregninger, timelister eller detaljerte spesifikasjoner av arbeidet ditt. Du kan selvfølgelig også bruke fakturaen som en markedsføringskanal mot kundene dine, for eksempel ved å fortelle om tilbud, kampanjer eller annen informasjon som kan være nyttig for dem.

Prisene for vedlegg finner du i prislisten.

Vedlegg slås sammen med fakturaen

Alle vedlegg du legger til en faktura blir slått sammen før vi sender fakturaen. Det betyr at kunden din mottar én enkelt PDF-fil sammen med e-posten, som inneholder både fakturaen og de vedleggene du har lagt til. Velger du å sende på papir, skriver vi ut vedleggene og sender dem sammen med fakturaen i posten. Abonnerer du på Fakturo Pluss+ skrives vedlegget ut i farger, ellers skrives det ut i sort/hvitt.

Lagring av vedlegg

Alle vedlegg du sender blir dessuten lagret i Fakturo. Det betyr at du alltid har dem tilgjengelig når du laster ned fakturaene dine.

Lurer du på hva PDF er, sjekk ut hjelpesidene våre - der finner du ut hvordan du lager en PDF-fil som du kan bruke som vedlegg.

Fortell oss gjerne hva du synes!

Størrelsen på purregebyret blir justert hvert år av Finansdepartementet basert på prisstigningen det siste året.

Den nye satsen fra 1.1.2011 er 61 kroner, 1 krone opp fra i fjor. Dette beløpet gjelder i hele 2011. Alle purringer du sender med Fakturo benytter selvfølgelig det nye purregebyret.

Reglene for utsending av purring er imidlertid ikke forandret: For å kunne legge til purregebyr må du vente med å sende purring til minst 14 dager etter forfallsdato på fakturaen. Hvis kunden din fortsatt ikke betaler, kan du sende en ny purring med purregebyr 14 dager etter forfallsdato på den første purringen. Du finner mer om reglene rundt purringer og inkassovarsel på hjelpesidene våre.

Har du fortsatt noen fakturaer igjen å sende i år? I så fall kan det være nyttig å vite at vi i Fakturo postlegger papirfakturaer alle ordinære arbeidsdager i jule- og nyttårshelgen. På helligdagene, julaften og nyttårsaften er det ingen utsending av post.

Dette er fristene for å rekke postgangen i jula:

PS: Husk også julerabatten vår - vi gir deg 50% på alle fakturaer du sender i Fakturo i desember!

Det er julestemning på Fakturo-kontoret. Pepperkakene går ned på høykant, og gavmildheten begynner å bli påtrengende. Derfor gir vi deg 50% rabatt på alt du sender i desember som en liten julegave fra oss, og vi takker for året som har gått.

Rabatten gjelder selvfølgelig både fakturaer du allerede har sendt hittil i desember, og de du sender resten av måneden.

Du har sikkert mer enn nok med å forberede jula, så du trenger ikke å gjøre noe for å få denne rabatten. Vi trekker fra beløpet på den neste fakturaen du mottar fra oss - enkelt og greit!

God jul og et godt nytt år fra

Tormod, Torbjørn, Tuva og Jarl Christer

Noen av dere har sikkert fått med dere at vi annonserte her på bloggen etter bistand til markedsføring for en tid tilbake - og det har gitt resultater!

Nå er to nye ivrige medarbeidere på plass, Tuva Simensen og Jarl Christer Bomann. Begge er studenter på BI i Nydalen og jobber hos oss på deltid.

Jarl Christer studerer siste år på bachelor i markedsføring. Tuva er ferdig med bachelor i markedsføring og studerer nå på en master i ledelse og organisasjonspsykologi.

Hos oss i Fakturo er de allerede er allerede godt i gang med å gjennomføre en kundeundersøkelse og planlegge tiltak både for å forbedre dialogen med dere som allerede er kunder hos oss, og la nye kunder finne ut hvor bra Fakturo er (ahh... selvskryt!)

Vi ønsker Tuva og Jarl Christer hjertelig velkommen hos oss, og gleder oss til å jobbe sammen med dem!

Torbjørn og Tormod

Vi har innsett våre begrensninger: Vi rekker ikke å bruke så mye tid på markedsføring som vi ønsker, og dessuten er vi ikke spesielt gode til det heller. Det vi derimot er gode til, og har lyst til å bruke tiden vår på, er å utvikle kule tjenester på nettet.

Så vi trenger altså litt hjelp. Kanskje fra deg?

I utgangspunktet har vi tenkt på to studenter som studerer henholdsvis design og markedsføring som har lyst på en ekstrajobb 8-10 timer per uke ved siden av studiene. Du trenger kanskje noen gode jobberfaringer, og et tilskudd til studielånet skader jo heller ikke. Hvis du driver med andre ting enn å studere, og mener at dette kan passe for deg, er det bare å ta kontakt med oss likevel!

Markedsfører

Oppgavene dine går rett og slett ut på å markedsføre Fakturo best mulig. Du er kreativ og full av initiativ, og kan planlegge og utføre de beste markedsføringstiltakene. Vi har dessuten mange ideer selv, og trenger hjelp av deg til å utvikle dem videre.

Du må være en utadvendt person som synes det er morsomt å ta kontakt med andre mennesker.

Grafisk designer

Oppgavene dine vil være å videreutvikle den grafiske profilen til Fakturo, og samarbeide om å lage f.eks. brosjyrer og annonser sammen med den som jobber med markedsføringen.

Du er en person som koser deg mest når du jobber med farger, former og fonter, har full kontroll på Photoshop/Illustrator/InDesign eller lignende, og kan utforme design både for print og web. Det er ikke så farlig om du ikke kan alt det tekniske når det gjelder web, det kan vi ta oss av.

Praktisk info

Du finner kontoret vårt midt i Oslo sentrum (Akersgaten 45), og selv om du ikke trenger å sitte her hele tiden, er det greit om du har kort reisevei slik at vi kan samarbeide her når det er behov for det.

Timelønn: 250,- per time. (Feriepenger kommer selvfølgelig i tillegg.)

Periode: Fra nå frem til og med mars 2011.

Har du noen spørsmål, eller lyst til å søke på stillingene, send oss en mail til jobb@fakturo.no nå! Når du søker er det fint om du sender med CV, og ta gjerne med noen eksempler på hva du har gjort tidligere.

Du lager en mal for fakturaen én gang, og så skjer utsending av fakturaen automatisk i den perioden du har valgt. Automatisk fakturering er nyttig f.eks. hvis du...

• leier ut en leilighet, og fakturerer husleie hver måned
• er kasserer i en idrettsklubb og har ansvar for å sende ut medlemskontingenter en gang i året
• er konsulent som fakturerer fastpris hvert måned
• selger et produkt med en fast månedsavgift som faktureres jevnlig

For å lage en gjentagende faktura klikker du enkelt og greit på knappen "Gjentagende faktura" øverst på siden, og velger periode og hvor ofte fakturaen skal sendes.

Lurer på noe om gjentagende fakturaer? Ta gjerne en titt på hjelpesidene våre eller spør oss her på bloggen eller på mail.

Velg Din konto øverst til høyre i Fakturo-skjermbildet, velg så Endre innstillinger.

Under kategorien Bankkonto kan du legge inn IBAN og BIC.

Når du er ferdig trykker du Lagre helt nederst. IBAN og BIC vil nå vises på fakturaer du sender.

IBAN står for International Account Number og er en standard for bankkontonummer som brukes i Europa.

BIC er en forkortelse for Bank Identifier Code og identifiserer din bank i utlandet.

Du får IBAN og BIC ved å henvende deg til din bank. Ofte vil man også kunne se de på kontoutskriften eller i nettbanken.

Helt siden oppstarten av Fakturo har vi hatt data lagret på sikre servere med doble harddisker, og vi tar backup av dataene mange ganger i timen slik at alt lagres på ulike fysiske steder i tilfelle noe galt skulle skje.

Førstkommende torsdag tar vi det et steg videre - fra og med da setter vi i drift en løsning som gjør at data i Fakturo kontinuerlig kopieres til en server i et annet fysisk serversenter enn vår hovedserver. Dette kommer i tillegg til de backuprutinene vi allerede har på plass.

I forbindelse at vi jobber iherdig med å få på plass endringen vil det i en kort periode ikke være mulig å logge inn i Fakturo. I beste fall vil vi være på lufta igjen i løpet av få minutter, men vi er senest oppe igjen kl 19:00.

Beklager hvis det fører til ulemper for deg!

Vi har nå laget en side som gir deg oversikt over alt forbruk som du ikke har blitt fakturert for ennå. Du finner det under Din konto etter at du har logget inn.

Last ned mottatte fakturaer også

Under Din konto finner du også en oversikt over alle de fakturaene vi har sendt deg mens du har vært kunde hos oss, og du kan også laste ned fakturaene i PDF-format.