Hjelp

Automatisk gjentagende faktura – hvordan bruker jeg det?

Stikkord: gjentagende, automatisk, faktura

Med automatisk gjentagende fakturering lager du fakturaen bare én gang, og velger hvor ofte den skal sendes. Deretter sender vi den for deg automatisk.

Denne funksjonen er nyttig f.eks. hvis du fakturerer husleie månedlig, sender årlige medlemskontingenter eller tar faste abonnementspriser for produktet du selger.

Hvordan lager jeg en gjentagende faktura?

Enkelt! På akkurat samme måte som du lager en vanlig faktura. Fakturaen gjøres gjentagende ved å klikke på knappen Gjentagende faktura oppe i verktøylinjen:

Du kan tidligst starte utsending av en gjentagende fakturamal fra og med neste dag. Det skyldes at vi bare produserer gjentagende fakturaer én gang hver dag, og vi vil være sikker på at vi får med alle.

Hvis du ønsker kan du sette en sluttdato. Hvis du ikke setter en sluttdato vil fakturaen bli sendt ut inntil du stopper den.

Når blir fakturaene sendt?

Fakturaen blir laget og sendt kl. 06:15 fra og med den oppstartsdatoen du har valgt. Deretter sendes fakturaen igjen med den perioden (uke, måned, kvartal eller år) du har valgt, inntil sluttdatoen er nådd, eller du selv velger å stoppe den.

Hvordan vet jeg at fakturaer faktisk blir sendt ut?

Hver gang vi sender fakturaer automatisk for deg, sender vi deg også en e-post med en oppsummering av hva som har blitt sendt den dagen.

I tillegg kan du gå inn og se på den gjentagende fakturamalen. På høyre side finner du en oversikt over hvilke fakturaer som har blitt laget, og når de neste fakturaene kommer til å bli sendt.

Jeg vil slutte å sende en gjentagende fakturamal!

No problem, du kan stoppe og starte utsending når du selv ønsker. Trykk på pauseknappen i menyen til høyre.

Slik kommer du i gang med automatisk registrering av innbetalinger

Stikkord: innbetalinger, ocr

Hvis du ikke er kunde av Fakturo, må du først registrere deg som kunde.

Slik fungerer OCR-giro

Hvis du lurer på hvordan løsningen fungerer, kan du lese mer om dette her.

Slik kommer du i gang

1. Ta kontakt med banken din, og be om å få inngå en avtale om OCR-giro. Banken din vil da sende deg et avtaleskjema du må fylle ut.
2. Fyll ut skjemaet (se avsnitt nedenfor for hjelp)
3. Send skjemaet til banken din.
4. Når du får bekreftelse fra banken om at alt er i orden, ta kontakt med oss umiddelbart, så vil vi begynne å legge inn KID-nr på fakturaene dine.

Her er linker til produktbeskrivelse i de største bankene:

DNB Nor

Fokus Bank

Nordea

Hva koster det?

Hos Fakturo betaler du en lav pris per innbetaling (se våre priser). I tillegg vil banken din normalt ta en månedspris og en pris per innbetaling for tjenesten OCR-giro. Sjekk med din bank for å avklare prisene.

Slik fyller du ut bankens avtaleskjema

Nedenfor finner du en oversikt over de viktigste punktene du må fylle ut. Skjemaet kan variere litt fra bank til bank, så ta gjerne kontakt med oss hvis du blir usikker på noe mens du fyller ut.

Felt i skjemaet	Slik fyller du ut
Kunde	Fyll ut dine kundeopplysninger (navn, adresse, telefon, org.nr osv.) Oppdragskonto fylles ut med det bankkontonummeret du vil motta innbetalinger på. Dette MÅ være det samme bankkontonummeret som står på fakturaene du sender fra Fakturo. Faktureringskonto fylles ut med det bankkontonummeret du vil at banken skal fakturere deg på (månedsavgift og transaksjonsavgift for OCR-giro). Normalt kan du bruke det samme som på oppdragskonto, men enkelte velger en egen konto for dette. Kryss av for OCR Giro. Ikke kryss av for giromail eller girofax.
Gjelder OCR-giro	Kryss av for "Vi ønsker at innbetalinger med feil KID avvises, men godtar at innbetalinger uten KID godskrives vår konto".
Opplysninger om KID	Kryss av for Mod 10 Antall siffer inkl kontrollsiffer fylles ut med tallet 7 (syv).
Mottaker av konteringsdata	Kundeenhet-ID skal fylles ut med 135001
Spesielle merknader	Fyll ut: "Skal hente data direkte hos BBS"
Periodisering av OCR Giro konteringsdata	Kryss av for "Daglig"
Mottaker av kvitteringslister	Kundeenhet-ID: 135001 Navn: Fakturo.no v/ Kometa AS Adresse: Postboks 2126 Grünerløkka, 0505 OSLO.
Programvareleverandør	Kontaktperson: Torbjørn Hveding, Telefon: 91770544 E-post Programvare: fakturo.no v/Kometa AS

Hvorfor har kontoen blitt stengt?

Stikkord: konto, stengt

Hvis du ikke betaler de fakturaene du har fått fra oss kan det hende at kontoen din blir midlertidig stengt.

For å kunne logge inn igjen må du da betale de utestående fakturaene, og kontoen vil bli åpnet automatisk når betalingen er registrert.

Kontoen er bare midlertidig sperret. De fakturaene du har sendt og innstillingene dine blir fortsatt bli liggende i Fakturo inntil kontoen blir åpnet igjen, så du mister ingen data.

Hvis du lurer på noe, ta gjerne kontakt med oss, så hjelper vi deg!

Slik sender du fakturaen på nytt

Stikkord: faktura, sende på nytt

Det kan av og til hende at fakturaen du sender på e-post ikke kommer frem. Det skyldes som oftest at mailen blir plukket ut av et litt overivrig spamfilter hos mottakeren.

Slik sender du på nytt:

• Logg inn i Fakturo
• Gå til fanen "Fakturaer" og finn fakturaen som ikke kom frem under "Sendt"
• Klikk "Vis".
• På høyre side vil du da se "Originaler" - "Faktura (PDF)". Klikk på den, og lagre PDF-fakturaen på din egen datamaskin.
• Deretter lager du en ny e-post til kunden din i e-postprogrammet ditt. Husk å legge ved PDF-fakturaen som vedlegg.

Hvor mange fakturalinjer kan jeg maksimalt ha?

Stikkord: faktura, fakturalinjer, linjer

Vi har en begrensning på 8 fakturalinjer per faktura.

Årsaken til dette er rett og slett tilgjengelig plass på fakturaen. I tillegg har vi ønsket å gjøre fakturaene mest mulig lettleste og luftige - derfor "presser" vi ikke inn mange linjer med liten linjeavstand. Det gir deg mer fornøyde kunder også!

Hvorfor bruke Fakturo som fakturaprogram?

Stikkord: fakturaprogram, fakturo

Når sendes fakturaene på papir?

Stikkord: faktura, papir

Når blir fakturaene mine sendt på papir?

Fakturaer som du sender med Fakturo før kl 21:30 på en arbeidsdag blir normalt printet og postlagt neste arbeidsdag. Fakturaen blir sendt som A-post til mottakeren din, slik at den normalt vil komme frem til mottakeren din 2-3 dager etter at du sender den.

Jeg har registrert meg - men aktiveringsmailen kommer ikke!

Stikkord: epost, e-post, aktivering, konto

Normalt kommer aktiveringsmailen frem i løpet av få sekunder, men i noen tilfeller tar det dessverre lengre tid.

Vi vet at du er ivrig på å komme igang, og at det er frustrerende å vente. Vi beklager så mye! Her er noen mulige årsaker til at det kan ta litt tid før mailen kommer frem.

• Greylisting: Noen mailservere har innebygd en litt spesiell teknikk for å hindre spam/søppelpost som kalles Greylisting. I korte trekk betyr det at når du mottar e-post fra en avsender du ikke har fått e-post fra tidligere, kan e-posten bli forsinket i opptil 30 minutter. Aktiveringsmailen fra oss blir sendt fra , og hvis du er ny bruker har du sikkert ikke har mottatt e-post fra oss tidligere.
• Spamfilter i e-postprogrammet ditt: Det kan hende at e-postprogrammet ditt tror e-posten fra oss er spam. Har du sjekket spam-mappen?
• Stor trafikk på nettverket: Det kan være stor trafikk på Internett som gjør at det tar litt lenger tid enn vanlig (selv om dette nok er det minst sannsynlige alternativet)

Har det tatt mer enn 5 minutter og du har sjekket de andre alternativene? Null problem - kontakt oss så hjelper vi deg gjerne med en ny aktiveringskode!

Når kan jeg legge til moms / merverdiavgift?

Stikkord: moms, mva, merverdiavgift

Kort fortalt - bare hvis du er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Hvis du ikke er registrert, kan du ikke legge til merverdiavgift på faktuaene dine.

Du må registrere deg det første kalenderåret bedriften din har omsetning på over 50.000 kroner (men det er andre grenser for veldedige organisasjoner).

Rent praktisk kan du legge til merverdiavgift på den første fakturaen som overstiger 50.000 kroner, men da må du ha ordnet med registreringen på forhånd. Hvis du ser at du nærmer deg mva-grensen, kan du sende inn registreringsmeldingen slik at du blir registrert.

Et eksempel:

• Faktura nr 1 - kr 20.000 - faktureres uten mva.
• Faktura nr 2- kr 10.000 - faktureres uten mva.
• Faktura nr 3 - kr 15.000 - faktureres uten mva.
• Faktura nr 4 - kr 10.000 - faktureres med mva - men da må du registrere deg først

Du registrerer deg ved å sende inn en Samordnet Registermelding med tilleggsblankett for merverdiavgiftsmanntallet. Hvis du ikke vet hvordan du gjør dette, kan det være lurt å ta kontakt med regnskapsføreren din. 

Hvis du lurer på om du er registrert, kan du slå opp på din egen bedrift i Brønnøysundregistrene. Da finner du for eksempel dette hvis du er registrert:

 

Hvilken mva-prosent skal jeg fakturere med?

Så fremt du er registrert, er det i hovedsak disse satsene som gjelder:

Ordinær omsetning	25 %
Næringsmidler	14 %
Persontransport / overnatting	8 %

Det er enkelte unntak fra hovedreglene, så det kan lønne seg å ta en prat med regnskapsføreren for å avklare hvilken mva-sats du skal fakturere med, eventuelt sette deg inn i Skattedirektoratets veiledningshefte (PDF-dokument).

Eksterne linker

• Bedin har en fyldig oversikt om merverdiavgift.
• Skatteetaten har dokumenter du kan laste ned i PDF.

Hvordan ser fakturaen og konvolutten ut?

Stikkord: faktura, papir, sending, konvolutt, post

Hvordan ser fakturaen ut?

Nedenfor ser du et eksempel på en faktura sendt med Fakturo.

Fakturaen som sendes på papir skrives ut på hvite giroblanketter med sort trykk.

Med logo

Uten logo:

Hvordan ser konvolutten ut?

Du ser et eksempel på hvordan konvolutten ser ut nedenfor. Konvolutten har to vinduer - ett for mottaker, og ett for deg som avsender.

Med logo

Uten logo:

Hvordan mottar kundene mine faktura på e-post?

Stikkord: faktura, e-post, kunde, pdf

Dersom du velger å sende en faktura, fakturakopi eller purring på e-post, sender vi den ut for deg.

Hvordan sendes fakturaen?

Selve originalfakturaen blir sendt som et vedlegg til e-posten, og er en PDF-fil.

Hvem er avsender?

Du vil selv stå som avsender med navn og e-postadresse. I eksempelet nedenfor ser du hvordan mailen ellers vil kunne se ut i Microsoft Outlook.

Enklere å betale for kundene dine

E-posten inneholder alle de opplysningene kundene dine trenger for å betale fakturaen enkelt i nettbanken sin - samlet på ett sted.

Slik leser du fakturaer i PDF-format

Stikkord: pdf, faktura

Dersom du har mottatt en e-post med en faktura laget med Fakturo, finner du fakturaen som et vedlegg. Vedlegget er et PDF-dokument.

For å åpne fakturaen trenger du en PDF-leser på datamaskinen din. Mest sannsynlig har du allerede en PDF-leser på datamaskinen din. Prøv først å åpne filen, og se om det går bra.

Jeg får ikke åpnet PDF-filen!

Da har du mest sannsynlig ikke installert en PDF-leser på PCen/Mac'en din. Det finnes flere lesere du kan velge mellom - her er de vi selv liker best:

• Foxit Reader (ca 2 Mb)
  En enklere og raskere PDF-leser
  
  
• Adobe Acrobat (ca 22 Mb)
  Den originale.

Slik sender du en kreditnota i Fakturo

Stikkord: kreditnota

• Finn fakturaen du vil kreditere:
  I listen over sendte fakturaer, gå inn på den fakturaen du ønsker å sende kreditnota for.
  
• Velg å sende kreditnota:
  Klikk Send kreditnota for denne fakturaen i menyen til høyre.
  
• Rediger kreditnotaen:
  Husk at beløpene på linjene i kreditnotaen skal være positive.
  
  Kreditnotaen blir fylt ut med alle fakturalinjene fra den opprinnelige fakturaen. Hvis du ønsker å kreditere hele den opprinnelige fakturaen, er det bare å klikke "gå videre" og deretter sende kreditnotaen på papir eller e-post. Hvis det bare er enkelte linjer du ønsker å endre på, kan du gjøre det før du velger å sende.
  
• Send kreditnota. Du kan sende kreditnotaen på e-post eller papir.

Se også

• Hva er en kreditnota?

Hvorfor kan jeg ikke få med opplysninger fra prøveversjonen når jeg blir kunde?

Stikkord: demo, prøveversjon

Vi har valgt å gjøre det på denne måten for å gi deg mulighet til å leke deg fritt med prøveversjonen av Fakturo, uten at du trenger å tenke på hvilke opplysninger du legger inn.

Bokføringsloven holder deg dessuten litt i ørene her: Fakturanummer skal utestedes i en løpende nummerrekkefølge. Det skal altså ikke være noen tvil om hva som er demo-fakturaer, og hva som er virkelige fakturaer.

Hvordan kan dere registrere innbetalinger på min konto?

Stikkord: innbetalinger, OCR, BBS

Først: Selv om du blir Fakturo-kunde har vi (heldigvis) ingen "magisk" tilgang til kontoen din. For at vi skal kunne registrere innbetalinger for deg, må du inngå en avtale med banken din slik at vi mottar beskjed om innbetalingene.

Når du har gjort det, fungerer det slik:

	1 Du lager og sender en faktura med Fakturo  Fakturaen blir påført et KID (kundeidentifikasjonsnummer) som gjør at vi kan kjenne igjen innbetalingen når den kommer.
	2 Kunden din betaler fakturaen Kunden bruker KID-nummeret ved betaling av fakturaen.
	3 Opplysninger om KID og kontonummer sendes til BBS Kundens bank sender opplysningene til BBS (Bankenes Betalingssentral).
	4 Fakturo mottar opplysninger fra BBS Fakturo mottar opplysninger om beløp, fra-kontonummer og innbetalinger, og registrerer fakturaen din som betalt.

Hvorfor kan jeg ikke sende fakturakopi på papir?

Stikkord: fakturakopi, papir

Det er det faktisk ingen spesielt god grunn til, men denne funksjonaliteten er foreløpig ikke er lagt inn i Fakturo.

Hvorfor må jeg sende purringer på papir?

Stikkord: purringer, papir

Dersom det skulle bli tvist om kravet, vil ikke purring sendt på e-post ha samme tyngde som en purring sendt på papir. Det kan være flere grunner til at en purring ikke kommer frem på e-post. For å være sikker på at purringene kommer frem, må disse sendes på papir.

Dersom du velger å sende inkassovarsel stiller inkassoloven strengere krav - et inkassovarsel skal alltid sendes på papir. Se en artikkel om inkassovarsel på Forbrukerrådets sider for flere svar.

Hva er en kreditnota?

Stikkord: kreditnota

En kreditnota er et dokument som opphever hele eller deler av en faktura som du allerede har sendt. Hvis du har gjort en feil på en faktura som er sendt, er tiden inne for å sende en kreditnota.

Kreditnotaen skal ha positiv sluttsum

En kreditnota skal ha positiv sluttsum.

Et eksempel

Du sendte en faktura til en kunde for noen timer siden, men husker plutselig at du har glemt å gi kunden en rabatt på 50% som du hadde lovt.

Ingen grunn til panikk:

1. Send en kreditnota som opphever fakturaen med feil.
2. Lag en ny faktura med riktige summer og riktig rabatt, og send denne til kunden.

Les mer

• Slik sender du en kreditnota

Gode passordrutiner

Stikkord: passord, sikkerhet

Vi vet det veldig godt selv: Det er altfor mange passord og pin-koder å huske. Derfor er det fort gjort å velge enkle passord som man ikke glemmer så lett.

For å være sikker på at ingen andre enn deg får tilgang til dataene dine, eller kan sende fakturaer på vegne av deg, er det viktig å bruke et godt passord.

Krav til passordet ditt i Fakturo

Vi har satt noen minimumskrav til passordet i Fakturo for å gjøre sikkerheten bedre:

• Passordet må minst være 6 tegn
• Passordet må bestå av både bokstaver og tall

Unngå opplysninger andre enkelt kan gjette seg frem til

• Ikke bruk: Navnet til deg selv, noen i familien din, hunden din, adressen din, postnummeret eller telefonnummeret ditt.
• Ikke bruk: De mest vanlige passordene: "passord", "123456", "qwerty", abc123" osv .

Ups… jeg sendte nettopp en faktura med feil! Hva gjør jeg?

Stikkord: feil faktura, kreditnota, faktura

Ingen skade skjedd, så du kan puste helt rolig.

For å rette opp slik at kunden blir fakturert riktig, må du lage og sende en kreditnota. Bokføringsloven sier nemlig ikke at du ikke kan slette en faktura som har blitt sendt.

• Hva er en kreditnota?
• Slik sender du en kreditnota

Hvorfor kan jeg ikke slette en sendt faktura?

Det skyldes rett og slett at reglene til bokføring (Bokføringsloven og -forskriften) har strenge regler rundt dette for å unngå misbruk. Fakturaer skal blant annet utstedes i en løpende nummerserie (uten hull) for å gjøre det enkelt å kontrollere at ingen bilag mangler.

Derfor må du lage en kreditnota hvis du ønsker å gjøre endringer i en faktura som er sendt.

Kan jeg logge inn sikkert?

Stikkord: sikkerhet, innlogging, SSL

Ja. På samme måte som i nettbanken din, bruker Fakturo SSL-kryptering for å sikre all sensitiv kommunikasjon mellom deg og Fakturo. Det betyr at ingen kan lytte på kommunikasjonen og få tak i brukernavn, passord eller andre opplysninger.

Det er viktig at du selv sørger for å ha et godt passord, og at du holder passordet ditt hemmelig. Les mer om gode passordrutiner.

Er fakturaene mine trygge hos dere?

Stikkord: backup, sikkerhet

Du kan føle deg trygg på at vi tar sikkerheten for dataene dine alvorlig.

På samme måte som i nettbanken din er data mellom deg og våre servere kryptert med SSL-kryptering. Det betyr at ingen kan lese dataene mens de blir overført via nettverket.

Vi tar også backup flere ganger per døgn av alle data. Disse blir lagret på flere fysiske steder.

Har dere telefonsupport?

Stikkord: support, telefon, fakturaprogram

Vi har valgt å ikke telefonsupport på Fakturo for å holde prisene så lave som mulig. I stedet kan du ta kontakt med oss på e-post - og vi lover å svare deg raskt.

Tar dere backup?

Stikkord: backup, sikkerhet

Ja, vi tar backup av dataene mange ganger hver dag. Disse er i tillegg lagret på flere fysiske steder for å være sikker på at dataene ikke mistes.

Kan vi installere Fakturo på egen server?

Stikkord: fakturaprogram, installasjon, server

Fakturo er et tjeneste, og kan ikke installeres på din egen server. Det betyr at du slipper å tenke på driftsoppgaver -  det eneste du trenger er en PC med tilgang til Internett.

Fakturaskolen: Purring og inkasso

Stikkord: fakturaskolen, purring, inkasso

Hvis kunden din ikke betaler fakturaen du har sendt innen betalingsfristen, er det på tide å sende en purring. 

Første purring

Det er mulig å sende 1. purring like etter at fakturaen har forfalt, men da kan du ikke belaste purregebyr. Det var kanskje ikke det du ville?  For å kunne legge til purregebyret, må du vente med å sende purringen til 14 dager etter forfall på fakturaen.

Purringen må ha minst 14 dagers forfall.

Hva om kunden ikke betaler etter første purring?

Da gjelder samme regler som for fakturaen: Du kan sende 2.  purring med det samme, men du må vente til 14 dager etter forfall på første purring før du kan legge til purregebyret.

Purring 2 / inkassovarselet må ha minst 14 dagers forfall.

Kan jeg sende et inkassovarsel?

Ja, i Fakturo kan du velge å la 1. eller 2. purring utformes som et inkassovarsel. Du kan ikke sende flere purringer fra Fakturo etter at du har sendt inkassovarselet.

Hva om kunden ikke betaler etter inkassovarselet?

Her er det en del lover og regler å kjenne til, så i stedet for å sette deg inn i dette selv, anbefaler vi at du tar kontakt med et inkassobyrå. De kan hjelpe deg å gjennomføre inkassoprosessen videre. Fakturo har ingen innebygd funksjonalitet for håndtering av inkasso.

Inkassobyråer som er medlemmer i Norske inkassobyråers forening 

Hvor mye kan jeg ta i purregebyr og renter?

Beløpet du kan ta i purregebyr er bestemt av Finansdepartementet. Fra 1. januar 2010 er purregebyret kr 60,-.

Fakturo har for tiden ikke mulighet for å beregne morarenter i forbindelse med purringer.

« Tilbake til alle spørsmål og svar